Digitalizacija
Unatoč činjenici da se računala i elektroničko poslovanje danas koriste u gotovo svim tvrtkama bez obzira na njihovu veličinu, veliki broj poslovnih dokumenata koji ulaze u organizaciju, pokreću poslovne procese ili se koriste u poslovnom procesu je i dalje u papirnatom obliku.
Digitalizacija papirnate dokumentacije je pretvaranje papirnatog zapisa u digitalni oblik postupkom skeniranja a obuhvaća nekoliko faza: pripremu poslovne dokumentacije, skeniranje poslovnih dokumenata, indeksiranje i pohranu na prijenosnim digitalnim medijima koji imaju dug vijek trajanja i zaštićeni su od uništavanja.
Digitalizacijom poslovne dokumentacije omogućava se brzo pronalaženje sadržaja, distribucija pronađenih podataka i mogućnost pristupa podacima sa udaljenih lokacija.
Glavne prednosti uvođenja elektronskog arhiviranja poslovnih dokumenata: brz i lak pristup informacijama iz arhive, niži troškovi oslovanja,smanjenje arhivskog prostora.
Skeniranje
Podrazumijeva skeniranje poslovne dokumentacije standardne veličine papira A4 u protočnom skeneru.
Skeniranje Flat skenerom
Podrazumijeva skeniranje poslovne dokumentacije veće od A4 formata, oštećenih poslovnih dokumenata, poslovnih dokumenata uvezanih jamstvenikom i sl.
Indeksiranje
Definiranje pojedinačnog poslovnog dokumenta do deset indeksnih polja s svrhom lakšeg pronalaska u bazi podataka.
Spremanje OCR teksta
podrazumijeva pretvaranje digitaliziranog slikovnog oblika skeniranog poslovnog dokumenta u tekstualni i PDF format. OCR pretvaranje slike u tekst ne podrazumijeva ispravljanje nomotehničkih grešaka koje su rezultat OCR postupka.
Spremanje u DCS.NET
Podrazumijeva spremanje „oceriranog“ teksta te PDF formata u DCS.NET bazu podataka.