Preuzimanje
Nakon potpisivanja Ugovora o suradnji, djelatnici Pismohrane servis d.o.o. dolaze na lokaciju/e klijenta, pakiraju i pohranju poslovnu dokumentaciju u tipizirane arhivske kutije. Tijekom pakiranja izrađuje se specifikacija poslovne dokumentacije za svaku arhivsku kutiju pojedinačno. Popisivanje poslovne dokumentacije vrši se, u za to, specifično definiran informacijski sustav Depo.NET po međunarodnim standardima za obradu poslovne dokumentacije.
Nakon popisivanja arhivske kutije se kao dodatna zaštita, isključivo na zahtjev klijenta, mogu zapečatiti. Također se svaki medijski zapis može zapečatiti. Svakoj arhivskoj kutiji se dodjeljuje jedinstveni kataloški broj, te se iste prevoze u najbliži logistički centar. Prije odvoza arhivskih kutija u logistički centar izrađuje se Zapisnik o preuzimanju poslovne dokumentacije.
U Zapisniku se navode podaci o Imatelju poslovne dokumentacije, zbirni podaci o količini i vrsti poslovne dokumentacije te datumu početka i završetka preuzimanja poslovne dokumentacije. Sastavni dio Zapisnika je i točna specifikacija svih arhivskih kutija sa sadržajem istih. Zapisnik o preuzimanju poslovne dokumentacije potpisuje odgovorna osoba Imatelja i odgovorna osoba Pismohrane servis d.o.o.. Zapisnik se izrađuje u dva istovjetna primjerka od kojih jedan primjerak zadržava Imatelj poslovne dokumentacije, a drugi Pismohrana servis d.o.o.. Trenutkom potpisa zapisnika o primopredaji odgovornost za poslovnu dokumentaciju u cijelosti preuzima Pismohrana servis d.o.o.
Prava tvrtka prepoznati će prednosti pohrane poslovne dokumentacije!
Prijevoz
Nakon pruzimanja arhivske kutije, u kojima se nalazi Vaša poslovna dokumentacija u fizičkom obliku i/ili u digitalnom obliku na fizičkom mediju, prevoze se u najbliži logistički centar posebno opremljenim vozilima Pismohrane servis d.o.o..
Siguran, zaštićen i detaljno organiziran prijevoz je osnova kvalitetnog transporta!
Skladištenje
Nakon dolaska u logistički centar ovlaštene osobe Pismohrane servis d.o.o. provjeravanju kataloške brojeve arhivskih kutija, iste registriraju u centralnu bazu podataka te ih odlažu u za njih predviđena regalna mjesta.
Nitko osim ovlaštenih osoba Pismohrane servis d.o.o. nema uvid u Vašu poslovnu dokumentaciju, a ako su arhivske kutije zapečačene niti ovlaštene osobe Pismohrane servis d.o.o. nemaju uvid u Vašu poslovnu dokumentaciju čime se garantira apsolutna tajnost Vaše poslovne dokumentacije.
Vaša poslovna dokumentacija osigurana je i zaštićena od neovlaštenih pristupa!
Sigurno uništavanje
Uništavanje poslovne dokumentacije u fizičkom obliku – podrazumijeva fizičko uništavanje poslovne dokumentacije u fizičkom obliku nakon isteka zakonskog roka čuvanja.
Uništavanje poslovne dokumentacije je moguće tek nakon pismenog zahtijeva Imatelja potpisanog od strane odgovorne osobe Imatelja poslovne dokumentacije. Nakon uništenja poslovne dokumentacije izrađuje se Zapisnik o uništavanju poslovne dokumentacije koji se, potpisan od strane odgovorne osobe Pismohrane servis d.o.o., dostavlja Imatelju poslovne dokumentacije.
Uništavanje poslovne dokumentacije u digitalnom obliku na fizičkom mediju – podrazumijeva fizičko uništavanje fizičkih medija, na kojima se nalazi poslovna dokumentacija u digitalnom obliku, nakon isteka zakonskog roka čuvanja.
Uništavanje fizičkog medija poslovne dokumentacije u digitalnom obliku je moguće tek nakon pismenog zahtijeva Imatelja potpisanog od strane odgovorne osobe Imatelja poslovne dokumentacije. Nakon uništenja fizičkog medija poslovne dokumentacije u digitalnom obliku izrađuje se Zapisnik o uništenju poslovne dokumentacije koji se, potpisan od strane odgovorne osobe Pismohrane servis d.o.o., dostavlja Imatelju poslovne dokumentacije.
Sigurnim uništavanjem Vaša poslovna dokumentacija neće nikad postati izvor informacija Vašoj konkurenciji!
Pečaćenje
Na zahtjev Imatelja svaka arhivska kutija može se zapečatiti nakon završetka procesa pakiranja i izrade specifikacije poslovne dokumentacije. Pečaćenje se radi isključivo u prisutnosti odgovorne osobe Imatelja. Svaki Imatelj poslovne dokumentacije koji se odluči na pečaćenje skladišne kutije dobiva jedinstveni numerirani pečat koji zadržava kod sebe. Pečat je numeriran uz certifikat da je jedinstven i da nema kopije. Pečaćenje se izvodi tehnikom voska i utisnutog pečata. Ukoliko se Imatelj odlučio na pečaćenje arhivske kutije obveza mu je najmanje jednom godišnje (a po potrebi i češće), zajedno sa djelatnicima Pismohrane servis d.o.o., izvršiti raspečaćivanje i ponovno pečaćenje kutija radi provjere mikrobiološkog i fizičko-kemijskog stanja poslovne dokumentacije, a s ciljem pravovremenog utvrđivanja eventualnih negativnih promjena na poslovnoj dokumentaciji. Ukoliko su kutije nepropisno zapečaćene Pismohrana servis d.o.o. ne preuzima odgovornost za fizičko stanje poslovne dokumentacije. Ukoliko je Imatelj poslovne dokumentacije zapečatio arhivske kutije dostava poslovne dokumentacije vrši se isključivo kao dostava zapečaćene kutije. Nakon što je arhivska kutija dostavljena Imatelju poslovne dokumentacije, vrši se primopredaja uz pisanu potvrdu i evidentiranje da je kutija predana uredno zapečaćena. Prilikom preuzimanja arhivske kutije također se primopredaja vrši uz pisanu potvrdu i evidentiranje da je kutija ponovno propisno zapečaćena.
Pečaćenje medijskog zapisa – Na zahtjev Imatelja medijski zapis se može i zapečatiti. Pečaćenje se obavlja posebnom signiranom naljepnicom. Prilikom preuzimanja medijskog zapisa na lokaciji Imatelja vrši se pečaćenje te kreira dokument sa brojem naljepnice kojom je medijski zapis zapečaćen.
Osigurajte pečaćenjem dodatnu zaštitu Vaše poslovne dokumentacije!